Din nettleser er for gammel. Vennligst oppgrader nettleseren din eller last ned en alternativ nettleser som Google Chrome eller Firefox.

Ras i Leksvik

Torsdag 21.06 kl 08.30: Kroaområdet i Leksvik er fremdeles evakuert etter at det gikk et jordras ved Hjellup gård onsdag formiddag.  Vi oppdaterer saken på forsiden av vår hjemmeside.
 

 

 

 

 

Sjekkliste for klart språk

Gå gjennom denne sjekklista før du sender teksten din. Du kan også få en kollega til å vurdere teksten ut ifra sjekklista.

  1. Har mottakeren forutsetninger til å forstå teksten uten hjelp?

  2. Vil mottakeren forstå hva han skal gjøre etter å ha lest teksten?

  3. Henvender teksten seg direkte til mottakeren?  √

  4. Står det hvem som gjør hva?

  5. Er det lett å finne fram i teksten?

  6. Har setningene dine verb?

  7. Er språket forståelig for folk flest?

  8. Har du lest korrektur?

 

1. Skriv slik at mottakere kan forstå teksten uten hjelp

  • Se for deg den du skriver til: Kjenner mottakeren til faget, saken og regelverket fra før? Vurder hva mottakeren vet, og hva du bør forklare.
  • Hvordan ville du forklart saken muntlig? Før du skriver, kan det være nyttig å tenke på teksten som en samtale og ikke et dokument.
  • Ta bare med innhold som er relevant for leseren, og stryk resten.
  • Hvis du skal sende samme tekst til mange ulike mottakere, bør du tilpasse teksten til den mottakeren som vet minst fra før.
  • Ha som mål at mottakeren skal forstå innholdet etter første gjennomlesning.

Eksempel 1

Ikke skriv: 

"Viser til vedtak i KST, PS 27/17." Dette er forkortelser som bare noen få forstår.

Skriv heller: 

"Vi viser til vedtaket som ble gjort i Indre Fosen kommunestyre 15. september 2017."

Eksempel 2

Ikke skriv:

"Overføringen omfatter alle faste ansatte som gjennom kartleggingsprosessen er definert å være omfattet av virksomhetsoverdragelsen, og som på overføringstidspunktet 1.1.2018 er i arbeid, i permisjon, under attføring eller i langvarig sykmelding." Her er det mye bakgrunnsinformasjon som ikke er relevant for mottakeren.

Skriv heller:

Overføringen gjelder for deg som 1. januar.2018 er

  • i arbeid
  • i permisjon
  • under attføring
  • i langvarig sykmelding

2. Få tydelig fram hvorfor mottakeren skal lese teksten

  • Lag en overskrift som forteller hva teksten handler om.
  • Vær bevisst på forskjellen mellom filnavn og overskrift. Et filnavn inneholder ofte mange interne forkortelser og faguttrykk.
  • Skriv gjerne overskriften som en hel setning, men ikke bruk punktum eller utropstegn.
  • Plasser det som er viktigst for mottakeren langt oppe i teksten. Se også skriveråd for ulike sjangre.

Eksempel 1

Ikke skriv

"Vedtak etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenesteloven, kap 3, andre ledd" Det er for teknisk og vagt.

Skriv heller

"Avslag på søknad om omsorgslønn" Denne overskriften sier mer om hva brevet er.

Eksempel 2

Ikke skriv:

"Blablablablablalovparagrafblablablavedtakblablablablablalblablablaba. Blablablablablalovparagrafblablablavedu må svare på dette brevet sblablablablablalblablablaba."

Det er vanskelig å oppdage en viktig beskjed når det ligger midt i et avsnitt, uten utheving og mellomrom.

Skriv heller:

Blablablablablablablavedtakblablablablablablablablablabla

Du må svare på dette brevet innen tre uker.

Blablablablablablablavedtakblablablablablablablablablabla

 

3. Henvend deg direkte til mottakeren

  • Skriv «du» og «dere», og unngå så langt som mulig å omtale mottakeren din i tredjeperson som «man», «en», «mottaker», «søker», «bruker», «tiltakshaver» osv. (unntaket er saksframlegg, planer og strategier).
  • Tonen i et brev er det første leseren legger merke til. Bruk en vennlig tone når du skriver, uansett hva budskapet er. Få gjerne en kollega til å lese gjennom brevet for å vurdere tonen før du sender ifra deg brevet.
  • Det er ikke lenger vanlig å bruke høflighetsformene De, Dem og Deres. Det oppleves som stivt og bidrar til å skape avstand.
  • Vær forsiktig med bruk av humor og ironi. Det kan ofte tolkes feil, og virke useriøst.
  • Husk at vi skal snakke med innbyggerne, ikke til dem.
 

Eksempel 1:

Ikke skriv:

"Søker må legge ved siste skattemelding." Her står det ikke hvem som skal gjøre hva.

Skriv heller:

"Når du søker, må du legge ved den siste skattemeldingen din (selvangivelsen)."

Eksempel 2:

Ikke skriv:

"Vedtaket kan påklages." Det står ikke hvem som kan gjøre det.

Skriv heller:

"Du kan klage på vedtaket."

 

4. Få fram hvem som gjør hva

  • Det skal være lett å forstå hvem som er avsenderen av teksten. Introduser Indre Fosen kommune og eventuelt enheten tidlig i teksten. Vi skal alltid bruke kommunens navn når vi sier noe om våre roller og oppgaver. Ellers i teksten kan du bruke «vi» for å variere språket.

Eksempel 1

Ikke skriv:

"Takk for høringsuttalelse mottatt 30.6.2017. Den vil tas med videre når saken skal behandles." Her er det uklart klart hvem som følger opp hva.

Skriv heller:

"Takk for høringsuttalelsen som Indre Fosen kommune mottok fra deg 30. juni2017. Arealutvalget vil ta med uttalelsen når de skal behandle saken."4

Eksempel 2

Ikke skriv:

«Det er utarbeidet egen ROS-analyse som ligger vedlagt planen». Her er det uklart hvem som har utarbeidet den.

Skriv heller:

«Indre Fosen kommune har utarbeidet en risiko- og sårbarhetsanalyse. Du finner den som vedlegg til denne planen».

5. Hjelp leseren med å finne fram i teksten

  • Del teksten inn i avsnitt. Hvert avsnitt skal ha ett hovedbudskap, ikke mange. Avsnitt skal markeres med en åpen linje.
  • Oppsummer hovedbudskapet i avsnittet som kommer, med ei overskrift (kalles «mellomoverskift»). Leseren skal få oversikt over innholdet i teksten gjennom å lese mellomoverskriftene.
  • For at alle skal kunne lese teksten, må skriftstørrelsen ikke være under punkt 11 eller over punkt 14. I Indre Fosen kommune bruker vi skrifttypen Arial.
  • Sjekk at du har brukt riktige skriftstørrelser og fulgt reglene for grafisk utforming (se grafisk profil).
  • Vurder om noe av innholdet kan organiseres i ei punktliste.

Eksempel 

Ikke skriv

"Ved overføring til Indre Fosen kommune beholder du din opparbeidede tjenesteansiennitet fra Leksvik kommune / Rissa kommune. Du vil beholde dine opparbeidede pensjonsrettigheter, uavhengig av om du har hatt pensjonsordning annet sted enn i Kommunal landspensjonskasse (KLP) eller Statens pensjonskasse (SPK). Som ansatt vil du også bli omfattet av gjeldende personforsikringer."

Her er det mange viktige opplysninger i samme avsnitt. Ved å dele opp og sette inn mellomoverskrifter er det lettere å orientere seg i teksten.

Skriv heller:

Ansiennitet
Ved overføring til Indre Fosen kommune beholder du din opparbeidede tjenesteansiennitet fra Leksvik kommune / Rissa kommune.

Pensjon
Du vil beholde dine opparbeidede pensjonsrettigheter, uavhengig av om du har hatt pensjonsordning et annet sted enn i Kommunal landspensjonskasse (KLP) eller Statens pensjonskasse (SPK).

Forsikring
Som ansatt vil du også bli omfattet av gjeldende personforsikringer.

6. Skriv klare setninger

  • Når vi skriver kommunale tekster, har mange en tendens til å gjøre verb om til substantiver. Det gjør teksten tung og abstrakt. Du bør derfor bruke verb tidlig i setningen istedenfor substantiver. Da får du tydeligere fram hvem som skal gjøre hva. Se etter substantiv som slutter på –ing eller –else, og skriv dem om til verb.
  • Unngå å starte en setning med lange lovhenvisninger. Skriv dem heller til slutt i setningen, i parentes eller samle alle lovhenvisningene nederst i teksten.
  • Hold deg til én tanke per setning. Del opp lange setninger, og unngå særlig innskutte leddsetninger (bisetninger).
  • Unngå tomme fraser som «i henhold til», «vedrørende» og «angående».

Eksempel 1

Ikke skriv:

"Problematikk knyttet til bæring, gir i seg selv ingen rett til innvilgelse av søknad om HC-kort." Her har substantiver erstattet verb. Det er også satt inn forkortelser og ord som ikke tilfører setningen informasjon.

Skriv heller:

"Hvis du har problemer med å bære, gir ikke det i seg selv krav på parkeringstillatelse."

Eksempel 2

Ikke skriv:

"Vi har nå foretatt en endring av prisene i kulturskolen." Foreta en endring er en tung måte å si «endre» på.

Skriv heller:

"Vi har endret prisene i kulturskolen."

7. Bruk et oppdatert, konkret og forståelig språk

  • Velg ord som ligger nær dagligspråket. Unngå gammeldagse ord og uttrykk. Styr også unna abstrakte ord med vagt innhold.
  • Forklar et faguttrykk første gang du bruker det.
  • Unngå å bruke forkortelser. I tilfeller der det er mest praktisk å bruke forkortelser, er det viktig at du forklarer hva forkortelsen betyr første gangen du bruker ordet i teksten.
  • Bytt ut floskler og klisjeer med konkrete ord.

Eksempel 1

Ikke skriv

"Mottaker anmodes om å oppgi kontoopplysninger."

Skriv heller:

Vi ber deg om å oppgi kontoopplysningene dine.

Eksempel 2

Ikke skriv:

"Retningslinjene gjelder i forhold til ansattes bruk av sosiale medier." Dette er feil bruk av uttrykket «i forhold til»

Skriv heller:

"Retningslinjene gjelder for ansattes bruk av sosiale medier."

8. Les korrektur

  • Bruk stavekontrollen.
  • Bruk denne språkprofilen og sprakradet.no som oppslagsverk.
  • Få en kollega til å lese gjennom teksten før du sender den til mottakeren. Få den som leser gjennom teksten, til å bruke sjekklista for klarspråk.
  • Trenger du hjelp? Send en forespørsel til kommunikasjon og personals «helpdesk» (hjelpetjeneste på intranettet).

 

 

 

Kontakt

Klepp Kari
kommunikasjonsrådgiver
975 14 096
Fant du det du lette etter? Legg igjen din e-postadresse eller telefonnummer, hvis du ønsker at vi skal hjelpe deg med å finne informasjonen du leter etter.